Миф об "утилизации ресурсов"

“У меня сейчас нет времени.” “Я очень занят.” “Вряд ли успею это сделать из-за нехватки времени.”

Так мы отговариваемся довольно часто. Нехватка времени угнетает. Нам его не хватает для важных дел на работе. А занятость на работе приводит к нехватке времени и в частной жизни. Мы пытаемся делать несколько дел параллельно (“мультитаскинг”), но так как наш ум не способен фокусироваться на нескольких задачах одновременно, страдает качество работы. Совсем скоро мы ощущаем себя наполовину выгоревшими, пополняя армию изнуренных офисных зомби.

В действительности же мы работаем неэффективно. К сожалению, наше естество и культура помогают нам работать неэффективно. Вместо того, чтобы сказать “нет”, мы взваливаем на себя все новые работы, еще не завершив начатые. Мы хотим угодить всем коллегам и клиентам одновременно, а не закончить начатую работу для одного клиента и только потом браться за следующую работу – для следующего клиента, ведь мы же такие “работящие” и “отзывчивые”… Так мы начинаем все новые работы, но не завершаем начатые – все время только говорим, говорим и говорим, но гораздо реже – заканчиваем что-то толковое. И важнейшее в этом беличьем колесе то, что при каждом переключении с одной работы на совсем другую, не закончив первую, наш ум должен переключаться на другое содержание и контекст (специфический для соответствующего дела), что требует времени.

Мультитаскинг и переключение с одной работы на другую (т.н. “context switching”) легко делают человека занятым, перегруженным и усталым. От этого неизбежно страдает качество и производительность отдельного работника и команды в целом. Чтобы этого не произошло – в работе важно обеспечивать фокус на одном деле; для этого необходимы четкие приоритеты и возможность сказать “нет” другим делам / просьбам. По аналогии с поговоркой “сытый человек – счастливый человек” следует усвоить, что “отдохнувший человек = полный энергии человек = продуктивный человек”. Поэтому важно в любой рабочий поток встроить определенное свободное время (Google его называет “slack time”). Свободное время означает, что работники могут перевести дух, взглянуть на проделанное, взвесить, что делать иначе, накопить силы и тем самым быть подготовленными и сфокусированными на очередной задаче. Свободное время означает и то, что есть резерв времени для непредвиденных случаев (и тогда не пострадает личная жизнь работников). Больше свободного времени означает также меньше времени для работы – то есть, еще раз – будет крайне важно определить четкие приоритеты, работать над ними и говорить “нет” работам, не являющимся приоритетом № 1. Столь же важно запретить сверхурочные часы, так как они ослабляют продуктивность и радость работников, усиливая недовольство и стресс.

К сожалению, организации нередко фокусируются на подсчете часов – планируют работы в часах, подсчитывают почасовые расходы и т.д., хотя ясно, что большее количество часов не означает большую продуктивность, а как раз наоборот. Чуть более развитые организации уже не считают часы, а измеряют скорость работы. Но совсем немногие фокусируются на добавлении стоимости своим клиентам, на удовлетворенности клиентов и институционализации обучения в своей организации. Таким образом, лозунги “клиент на первом месте” так и остаются призывами по части рекламы и продаж, если не позаботиться в первую очередь о своих работниках, чтобы они могли поднять пожелания и потребности клиента на первое место.

Резюмируя, помните: если вам кажется, что у вас или ваших работников нет времени, невзирая на то, что вы работаете все больше – это хороший индикатор неэффективности вашего труда. Перестаньте делать n-дел одновременно, обозначьте приоритетные работы, научитесь говорить “нет”, ослабьте необходимость переключаться с одной работы на другую и включите в свой или корпоративный рабочий поток свободное время. Если хотите иметь в своей организации армию загруженных и переутомленных зомби, не добавляющих стоимости клиенту, токсичное недовольство, а также полное исчезновение радости и пыла с лиц сотрудников – можете смело продолжать считать часы и заботиться о том, чтобы все поголовно были “заняты”.

Янис Дирвейкс – сертифицированный тренер и практик Agile