Organizāciju dizains

Jānis Dirveiks

- efektīvākas komandas, skaidrākas prioritātes un ātrāk piegādāti rezultāti.

Pārdomāts organizāciju dizains ir pamats veiksmīgai un ilgtspējīgai uzņēmuma darbībai. Vadītāja loma ir būtiska sekmīgu sadarbības mehānismu izveidē, kas balstīti labākajās praksēs un piemēroti uzņēmuma specifikai un attīstības ciklam. 

Vadītāji nereti saskaras ar šādām problēmām:

• komandas (vai komandas biedri) nav labi sasinhronizētas, nedarbojas saskaņoti;
• komandas regulāri nepiegādā rezultātus (kaut ko dara, bet rezultāta nav);
• nav skaidru prioritāšu un to noteikšanas mehānisma;
• trūkst skaidrības, kurš ko dara vai darīs;
• komandas nav motivētas, dinamiskas un nestrādā efektīvi.

Šajā kursā par to, kā veidot organizāciju struktūras un sadarbības mehānismus, kas:

• uzlabo iekšējo komunikāciju;
• veicina savstarpējo saskaņotību starp darbiniekiem un struktūrvienībām;
• padara komandas efektīvākās;
• veido mācīšanās un pilnveidošanās kultūru uzņēmumā.

Mācību kurss ir sadalīts 4 moduļos, kurus pēc nepieciešamības iespējams apgūt katru atsevišķi, vai kopā kā vienotu mācību programmu. 

Kursa mērķis: Sniegt vadītājiem labākajā praksē balstītas praktiskas iemaņas un padziļinātu izpratni par pārdomātāku organizācijas struktūras un procesu veidošanu.

Ieguvumi: Zināšanas par sadarbības modeļiem un inovatīvām praksēm, ko iespējams ieviest uzņēmumā, lai uzlabotu saskaņotību, komunikāciju un komandu efektivitāti.

Ilgums: Katrs atsevišķais modulis 3h

              Vai visas programmas kopīgais ilgums 4 x 3h = 12h (2 pilnas dienas)

Darba metodes: Interaktīva darba forma, teorētiskā daļa papildināta ar praktiskiem piemēriem un dalībnieku konkrēto situāciju analīzi, diskusiju, lai dalībnieki saņemtu viņu kontekstam piemērotus risinājumus.

Mērķauditorija: Dažāda līmeņa vadītāji.

Programma

1. modulis – Uzņēmuma iekšējās komunikācijas dizains

1. Kāpēc iekšējā komunikācija ir svarīga:

• Ieguvumi no sakārtotas iekšējās komunikācijas
• Sliktas komunikācijas riski uzņēmumā

2. Iekšējās komunikācijas principu definēšana un loma

3. Efektīvas komunikācijas apsvērumi:

• Divvirzienu komunikācijas nezināmie aspekti
• Informācijas prezentēšana
• Komunikācijas partneri
• Komunikācijas kanālu izvēle
• Piemērotākā laika izvēle komunikācijai

4. Sinhrona vs asinhrona komunikācija:

• Kad izvēlēties vienu vai otru
• Svarīgākie aspekti un labā prakse sinhronā un asinhronā komunikācijā

5. Efektīva dokumentēšanas prakse:

• Kur un kā uzglabāt informāciju/ dokumentāciju
• Kuram jārūpējas par dokumentāciju

6. Komunikācija par darāmajiem darbiem komandas vai projekta ietvaros (darbu vizualizēšana)

7. Komunikācijas kanālu lietošana:

• Čats (privātās ziņas, čata grupas, dažādi čata rīki)
• Epasts
• Sapulces (veidi, biežums, ilgums, struktūra)
• Zvani

8. Kalendāru lietošana:

• Kalendāra higiēna
• Kopīgo kalendāru izveide un pielietojums

9. Komunikācijas vadlīniju izstrāde un ieviešana uzņēmumā

2. modulis – Saskaņotības veidošana uzņēmumā

1. Caurspīdīguma principi lielākai saskaņotībai:

• Iekļaujošas komunikācijas veidošana
• Caurspīdīga informācijas dokumentēšana
• Atvērtu diskusiju veicināšana

2. Stratēģiskā prioritāšu noteikšana darbiem un plānošana organizācijas līmenī:

• Prioritāšu noteikšanas tehnikas
• Ceļa kartes
• Riski, kas saistīti ar laika termiņu prognozēm

3. Atbildības deleģēšana un atbildības uzņemšanās komandu līmenī:

• Nākotnes darbu plānošana (īstermiņa mērķu izvirzīšana, vilkšanas princips, vienošanās starp komandu un vadītāju)
• Darba rezultātu demonstrēšana (mērķi, formāts, auditorija)

4. Uzticības celšana starp vadību un komandām:

• Atskaitīšanās kultūras izskaušana
• Apsvērumi termiņu nospraušanai un ievērošanai
• Savstarpējās uzticēšanās uzlabošanas paņēmieni

5. Komandu savstarpējās sadarbības mehānismi:

• Sinhronizēšanās ar citām komandām (ikdienas saskaņošanās, informētība par paveikto citās komandās)
• Vadītāju loma darbu sadalīšanā un problēmjautājumu atrisināšanā

3. modulis – Augstas efektivitātes komandu dizains

1. Autonomu un pašpietiekamu komandu pamatprincipi:

• Visu nepieciešamo kompetenču iekļaušana komandā (neatkarība)
• Lomu rotēšana
• Jaunu iemaņu apgūšana

2. Komandu pašorganizēšanās:

• Komandas iekšējās sadarbības struktūras izveide (komunikācija, sapulces, dokumentācija, lēmumu pieņemšana, atbildības, plānošana)
• Komandas sadarbības pastāvīga uzlabošana (retrospekcijas)

3. Darbu plānošanas paņēmieni:

• Vadītāja loma plānošanā (ilgtermiņa vs īstermiņa plāni, deleģēšanas stils)
• Plānošanas sapulču struktūra

4. Darbu sadale un progress:

• Darbu progresa un statusa izsekošana (darbu vizualizēšana)
• Ikdienas sinhronizēšanās
• Sadarbošanās un savstarpējais atbalsts komandas ietvaros (laba darbu plūsma)
• Vadītāja loma komandas veiktspējas veicināšanā (šķēršļu mazināšana)
• Padarīto darbu demonstrēšana

5. Nākotnes darbu analīze un plānošana (mērķis, formāts, biežums)

6. Ciešākas sadarbības/ uzticības veidošana komandā

4. modulis – Mācīšanās un pilnveidošanās kultūras izveide

1. Pastāvīgas mācīšanās un pilnveidošanās kultūras (continuous learning culture) priekšrocības uzņēmumā

2. Atgriezeniskās saites kultūras veidošana:

• Atgriezeniskā saite uzņēmuma hierarhijā
• Atgriezeniskā saite sapulcēs
• Atgriezeniskā saite individuālajai attīstībai

3. Pastāvīga iekšējās sadarbības uzlabošana ar retrospekciju palīdzību:

• Retrospekciju loma lēmumu pieņemšanā un iekšējās kultūras veidošanā
• Retrospekcijas tehnika - praktiskie paņēmieni, rīki
• Retrospekciju pielietošana dažādos uzņēmuma forumos

4. Pastāvīgas izglītošanās struktūru izveide:

• Praktiķu grupu (communities of practice) mērķis un formāts
• Praktiķu grupu ieviešana un nepieciešamais atbalsts
• Praktiķu grupu vadīšana uzņēmumā

Radušies jautājumi? Aizpildiet pieteikumu un mēs ar Jums sazināsimies!